电商平台为何推广电子发票？机制你了解吗？

电子发票：全面解读与深度剖析

尽管电子发票的相关规定已存在十多年，但近年来其在全球范围内的应用率呈急剧上升态势。即便在美国，电子发票并非强制推行，然而美国卖家仍有必要深入了解电子发票，如它的定义、运作机制、适用场景以及由纸质发票转换为电子发票的优势等。

电子发票的定义

顾名思义，电子发票指的是通过电子传输的数字发票及相关文件，如信用票据、付款条款和采购订单等。它包含与纸质发票相同的信息，通过电子方式创建、发送和存储发票，完全无需纸张，能为公司节省时间、资源和人力。电子发票一般有两种格式：一种是结构化发票格式，通过电子数据交换（EDI）转移到客户的 ERP 系统，肉眼无法直接看到，通常以电子方式持有并归档；另一种是混合发票格式，这是一些国家常用的类型，发票常以 PDF-A/3 文件和结构化发票（用于计算机的 XML 文件）的形式呈现，其中 PDF-A/3 文件是可见的。这种格式规定了发票的发送方式、查看和接收规则，且具有无需人工干预即可读取的巨大优势，在某些情况下甚至禁止人工操作数据。

电子发票的运作

所有国家的电子发票政策都在某些情况下要求以数字方式提交特定文件，但不同国家的具体要求各异。不仅格式可能不同，包括谁有权提交、谁必须批准、记录保存要求等方面也存在差异。总体而言，主要有两种方法：在美洲流行的清算方法和在欧洲更为常用的审计后方法。尽管两者存在身份认证要求等相同点，但也有一个关键区别。

清算方法

在清算方式下，发票在供应商、税收管理员和买方之间流动，并接受税务机关的实时审计。税务机关如同看门人，审查供应商提交的所有发票。若有任何异常，发票将被拒绝，交易随之暂停或停止。越来越多的国家采用清算模式，因为这有助于更早地遏制税务欺诈。例如，在墨西哥，政府认证的代理机构必须批准发票后才能交给买家，供应商将发票提交给税务机关审查，若通过，税务机关会添加数字签名并传回给供应商，再由供应商转交给客户。在意大利，所有相关发票必须通过其电子发票平台，税务机关实时验证并添加数字签名，在多数情况下会将发票提供给买方，也可能先发给供应商再转交。印度实施的电子发票系统也对发票进行电子认证，已发现欺诈案件和数据不匹配情况，其他采用清算方法的国家也发现其有助于减少错误和欺诈，从而缩小税收差距。

审计后方法

税务机关并不直接参与审计后方式的交易，无需批准发票即可转交客户。然而，这种方式确实为税务官员提供了对商业交易的更大可视性。在此系统下，数字或电子发票在供应商和买方之间（直接或通过服务提供商）流动，如同使用纸质发票时那样，但电子发票也必须送交税务机关，交易记录需保存一段时间，通常比通过清算方式接受的文件要求的时间更长。

过程

无论采用何种方法，遵守一国电子发票要求的第一步是理解其具体规定，如是否强制使用电子数据交换（EDI）、是否需要获取电子签名、电子发票记录必须保留多长时间等，企业必须清楚这些及其他相关问题的答案。对于广泛使用的清算方式，有一些通用的规则，如供应商的 ERP 按照报告国的规范生成电子发票，电子发票直接发送到税务机关的门户网站和买方的应付账款系统，门户网站以电子方式验证电子发票，买方批准或拒绝电子发票，买方向供应商支付经批准和认证的发票，供应商进行纳税申报并按要求向税务机关纳税。

哪些国家要求提供电子发票

实施电子发票规定的国家众多，包括但不限于埃及、法国、希腊、印度、爱尔兰、意大利、约旦、荷兰、挪威、波兰、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英国和越南等。各国通常会分阶段实施电子发票要求，以使企业和政府机构有时间采取必要措施来遵守。许多国家一开始就规定企业对政府（B2G）的交易必须开具电子发票，企业对企业（B2B）和企业对消费者（B2C）的交易通常随后跟进，甚至有些国家对企业和物品之间的交易（B2T）也实施电子发票要求，即物联网（IoT）。例如，法国的电子发票要求正在逐步实施，印度也在逐步推行强制性的电子发票要求。美国管理和预算办公室（OMB）第 15-19 号备忘录指示各机构在 2018 年前完全以电子方式管理联邦采购的发票，虽这一目标尚未完全实现，但美国政府处理的发票中已有一定比例是电子的，且趋势还在继续。

电子发票的好处

各国制定电子发票要求有多种原因，包括加强现金流（加快发票交付时间和付款）、提高效率、提高安全性、减少欺诈行为、减少浪费（纸张）等。电子发票的吸引力对于税收差距大的国家可能尤为突出，因为从一开始有税务机关参与，如清算方法，可以帮助识别和减少税务欺诈。企业也能从电子发票中受益，即使在还不需要电子发票的领域，好处包括节省成本，因为公司在发票上投入的时间和资源更少，自动创建和提交电子发票还可减少人工错误，且从开具发票到标记付款之间的时间差可大幅缩短，同时电子发票还增强了安全性并具有更大的灵活性。细心的卖家会发现，从全球各国先后税改到电子发票的发展和应用，各国政府对税务数据会越来越清晰，财税合规已成为跨境电商发展的必然趋势。