对于做出口退税的小伙伴们来说，单证备案是个绕不过去的坎。但在日常实务之中，还是经常发现，有很多人不太了解单证备案的相关事项，甚至很多人做了这么多年的出口退税，居然不知道单证备案是什么？要知道单证备案自2006年1月1号开始实施，到现在已经十几年了。单证备案最早要追溯到2005年12月发布的国家税务总局《关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》 国税发2005 199号公告，该文是单证备案的起始文件，自2006年1月1号实施。该文规定了两种单证备案的方式由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员(或其他人员)个人保存，必须存放在企业。2009年发布的《国家税务总局 关于简化出口货物退（免）税单证备案管理制度的通知》国税函2009 104号文，简化了单证备案方式，把国税发2005 199号规定的第一种方式作废，要求企业做单证备案时统一采用第二种方式，即不再对单证进行装订成册并统一编号。但需要在填《出口货物备案单证目录》时将所备案的单证存放处在目录中标注上。
2012年退税制度改革，国税公告2012 24号《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》重新对单证备案做了规定。目前我们所操作的单证备案皆以24号公告为准。出口企业应在申报出口退(免)税后15日内，将所申报退(免)税货物的下列单证，按申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；
出口货物装货单；
出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）；
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。
指的是外贸企业采购出口货物的采购合同和生产企业出口的非自产货物(即直接外购货物并满足视同自产)的购货合同。根据国税函2006 904规定：对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。
很多人把该单据与通关所用的装箱单( (Packing List))混淆了。一定要注意单证备案用的装货单指的是场站收据，又称“关单”或“下货纸”，是托运人向船方(或陆路运输单位)交货的凭证，也是海关凭以验关，放行的证件，只有经海关签章后的装货单，船方(或陆路运输单位)才能收货，装船，装车等。
在实务中，很多企业取得的场站收据上是没有海关签章的，国税函2006 904号规定，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是《通知》(国税发2005 199号)规定的含义，可不需要海关签章”。
《通关无纸化海关放行通知书》
但随着全国范围内通关无纸化的实施，场站收据就没有了，根据国税函2006 904号要求，可以采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。因此企业可以找货代公司所要《通关无纸化海关放行通知书》或者打印出海关放行信息来代替装货单。海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据。
轮船运输承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的书面凭证，分主单和分单。实务中需要注意EXW/FCA等成交方式出口的业务，出口商是直接把货物交给客户指定的承运人，这时候承运人汇给出口商出具FCR( Forwarding Cargo Receipt)即货物收据，要注意该FCR并不是单证备案所需要的运输单据，因此如果出航采用该成交方式的，一定要注意索取提单或运单的复印件。
通过航空，即飞机运输的货物单据，该单据不是物权凭证。
是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号。
是货物收据，是收件人凭以提取邮件的凭证。
另外如果出口企业承付国内运输运费的，还需要准备国内运输单证，如跟运输公司签订的运输合同、运费发票等。
根据国税公告2013 12号《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》规定：未做单证备案的出口业务，不得享受退税，可以免税。根据财税2012 39号规定：提供虚假单证备案的出货物，一律按征税处理。在实务中很多企业在取得不了备案所需要的单证情况下，就自己PS，这个就要注意了，你不做单证备案的话还能免税，一旦单证是虚假的，那就需要征税了哦。
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