善用工具，事半功倍

Sunny行世界

2772

2021-12-14 00:20

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Sunny行世界

管理是一门复杂的艺术，因为复杂，总会遇到各种各样的问题。

比如，人工管理成本高，工作反馈有延误，怎么办？

比如，口头布置工作，理解不彻底，容易遗漏，无据可依，无法问责。怎么办？

比如，工作分解，多人执行，无法追踪。怎么办？

比如，留不住优秀人才怎么办？

有时候这些"怎么办"的问题，可以尝试借助工具来解决。

— 1 —

分享三个案例。

1）创建任务。

比如，你觉得口头布置工作，员工理解不彻底，还容易遗漏，或许你可以借助工具来创建任务。

假设你突然有个想法，想安排同事去做，你当然可以用微信，说一段语音，或写两句文字。

但是，这样会有两个风险。第一：你会忘掉；第二：他会忘掉。你们很可能都不会“主动”想起来。

那怎么办？

在Teambition或飞书中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：任务内容，执行者，和截止时间。

你的同事收到“新任务提醒”后，还可以把它从“待处理”泳道，拖到“进行中”泳道。

“泳道”，其实是协同软件中的黑话，意思是一个个步骤，就像泳池的一条条独立泳道。所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

2）内容管理。

比如，人工管理成本高，工作反馈有延误，这个问题你也可以借助工具来改善。

大家都知道，我最大的困扰就是时间不够用，一年几乎超过一半的时间我都在全国各地出差。

那我要怎么去管理大家呢？借助工具。

我举个简单的例子。

比如，内容管理。我们会在飞书创建一个创作流程。如果哪天我去办公室，负责选题的同学就会提前约好我的时间。接下来有一个动作，就是我们一起过选题。

然后，他会把这些选题放在选题库里。每周一内容部的同事都会开一次会，其中有一个动作，就是每个编辑从选题库中选择本周要完成的选题。

然后把选中的选题，从选题库移到“写作中”泳道。开始本周的工作。

到周五下班前，每个人再把已经完成的文章从“写作中”移到“待发布”泳道。

运营的同学，根据实际情况，从每个编辑的“待发布”泳道中选择要发布的文章，等文章发布后，再从“待发布”泳道移到“已发布”泳道。

一个选题，从“选题库”中被选择，经过“写作中”和“待发布”，一直到“已发布”，它的使命才算真正完成。

通过这套创作流程，去提高沟通效率。

3）协同办公。

第三个，是关于远程办公时的协同问题。

比如，为了准备年度演讲。整个10月份，我不出差，不去公司，闭关在家专心准备内容。

可是，在家，我要怎么和大家协同呢？

使用工具。当我需要任何信息时，我就在飞书文档里@相关同事。他会立刻收到通知。然后，他把我需要的信息，补充进文档，打个√表示完成，再继续工作。

每个人脑海中的信息，通过“用@集结，用√解散”的方式，协同起来，特别高效。

— 2 —

还有一些工具，解决的是更复杂的问题。

1）比如，合伙人制度。

合伙人制度，本质上来说，也是一种工具，它的作用之一是解决“人才流失”的问题。

从工业化时代到互联网时代，在公司价值创造中，人才的重要性越来越凸显。

比如，随着员工能力提升，薪酬制度已经留不住特别优秀的员工了。

这时候，一定会有人想出去单干。这就意味着你辛辛苦苦培养的人才，将来可能会成为你的竞争对手。

怎么办。为了解决“优秀的人才流失”这个问题，就出现了合伙人制度。

比如，我们熟悉的著名咨询公司麦肯锡，就是通过合伙人制度，主动把公司股份让给咨询顾问，让咨询顾问成为合伙人。和咨询顾问一起把蛋糕做大，留住优秀人才。

2）比如，最近几年很火的OKR。

OKR（Objectives and Key Results）即目标与关键成果法。

简单来说，O就是整个公司，团队，和个人，设立的目标（Objective）。

而KR，是衡量这些目标完成与否的关键结果（Key Results）。

比如，马上要开始新的一年了。你可能有很多想法，有几十上百件想做的事情。怎么办？

这时候，你就可以通过OKR来明确你的目标。先从海量的想法和事情中，找到你最想完成的O（目标）。

比如，2021年，我的三个O（目标）分别是：

O1：收入持续提升。

O2：影响力持续提升。

O3：团队战斗力持续提升。

然后再把这些目标分解成可追踪的关键结果。

以O2为例。可以把它分解成4个KR。

KR1：公众号订阅230万。

KR2：私域流量用户25万。

KR3：视频内容多平台周更。

KR4：成功举办“进化的力量·刘润年度演讲。

所以，OKR本质是把目标量化，它的作用在于明确和跟踪目标及目标的完成情况。

你可能听过一个比喻，OKR就像指南针。

指南针最重要的作用是什么，是让一个无法用数字考核的团队，通过层层分解的目标、关键任务，向同一个方向前行。

它就像一个指路灯，会时刻提醒你，你的目标是什么。

但是，它不解决绩效考核问题。

关于考核，或许可以借鉴谷歌、微软，包括发明OKR的英特尔采用的360度环评。

什么意思呢，就是你周围的人，包括你直属经理都会给你打分，最后加权算出一个得分。这个分数，决定了你的晋升，奖金，股票。

OKR关注目标管理，360度环评关注绩效。它们就像前行的两条腿，缺谁都会寸步难行。

最后的话

今天，我们分享了管理中可能需要的一些“工具”。

比如，协同工具。通过飞书、Teambition这种协同工具，尝试解决管理中的效率问题。

比如，合伙人制度，通过合伙人制度，解决“人才流失”的问题。

比如，OKR，解决的是目标管理的问题。通过层层分解的目标、关键任务，向同一个方向前行。

工具是为了解决特定问题。选对工具，善用工具，才能事半功倍。

祝福。

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