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你应该知道的关于销售和使用免税证书的知识

客户最常问的一些问题涉及从合格客户那里获得豁免证书。每个企业主都应该关注免税证书，并了解他们应该何时以及为什么要获得这些证书，以便在对企业进行审计时将营业税风险降至最低。

为什么需要豁免证书？

每当卖方销售应税商品或服务时，都需要销售税免税证明，并且不在要求他们的司法管辖区征收销售税。该证书由购买者签发，用于进行通常需要缴纳销售税的免税购买。大多数州销售税免税证书不会过期，只要继续向购买者进行销售并且不征收销售税，卖方就必须保留免税证书。法规不征税的项目不需要免税证明。

是否有可以在多个州使用的全球豁免证书？

不，很遗憾，没有关于豁免证书的全球规则。每个州都有自己的一套豁免证书以及涵盖其使用的规则和法规。但是，一些一般规则确实适用。例如，大多数州都有广泛的豁免类别——转售、政府、制造、豁免组织、电信、农业等。由于并非每个州都有所有豁免，因此必须考虑当地法规和当地合规要求。

各州对向豁免组织和政府机构进行的销售的处理方式是否不同？

是的，各州对免税组织（所得税目的的 501 (c) (3) 状态）和政府机构的销售处理方式不同。一般的经验法则是，联邦政府的采购在每个州都是免税的，但文件要求各不相同。一些州对州和地方政府的采购征税，包括明尼苏达州、南卡罗来纳州、华盛顿州、加利福尼亚州、亚利桑那州和夏威夷州。豁免州和地方政府机构的州通常要求购买必须专供豁免实体使用，并且豁免实体必须是记录付款人。

大多数客户认为向非营利 501 (c) (3) 组织进行的所有销售都自动豁免。这可能是一个代价高昂的假设。为了使非营利组织获得豁免，该组织必须在其开展业务的州申请并获得豁免销售和使用税地位。不要被该组织的免税名称所迷惑，如果不收取税款，请确保您获得正确填写的免税证书，否则您可能会因不征收销售税而受到处罚。

作为卖家，我如何知道交易适用的豁免证书？

如上所述，没有关于豁免证书的快速简便的规则。不同的证书申请不同的豁免，专业财产或服务可能有唯一的证书。必须研究各种税务部门的网站或咨询他们的 SALT 顾问以确定适用哪种表格。例如，纽约州税务和财政部的网站发布了一个非常有用的税务公告，ST-240销售税免税证书，其中解释了谁可以使用免税证书，如何正确使用它们以及应该根据哪些证书使用税法中的一般销售税豁免。该公告可在以下网址找到：http:
//www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/exemption_certificates_for_sales_tax.htm.

为什么卖方不能简单地签发多州税务委员会规定的多辖区证明 (MJC) 或简化销售和使用税管理委员会制定的简化销售税协议豁免证明？

如上所述，销售和使用税规则因州而异。为了帮助卖家履行其跨司法管辖区的义务，许多州都加入了多州税务委员会或简化销售税项目。

多州税务委员会是一个政府间的州税务机构，代表各州和纳税人公平有效地管理适用于多州和跨国企业的税法。委员会制定了统一的销售和使用税证书 38 个州接受用作“一揽子”转售证书（此证书的使用在纽约州和其他几个州无效）。然而，各州关于经销商豁免要求的规则各不相同。一些州要求经销商（购买者）注册以在经销商进行购买的州收取销售税。如果为其他州（例如，购买者的家乡）提供了识别号，其他州将接受该证书。必须与相应的州核实，以确定您是否符合该州被视为经销商的要求，以及是否可以使用 MJC 申请免征销售税。

简化销售和使用税项目 (“SSTP”) 是 44 个州和商界的合作努力，旨在简化零售商和州的销售和使用税征收管理。为了让在多个州经营的零售商和远程卖家更容易在公平和竞争的环境中开展业务，SSTP 的管理委员会制定了多州免税证书，即简化销售税协议免税证书。该证书提供了多种豁免，不限于转售类型的交易。并非所有州都允许此表格中列出的所有豁免，并且纽约等州不接受将此证书用作有效的豁免证书。购买者有责任确定他们是否有资格在该州申请免税，否则该州应对销售征税。因此，根据特定司法管辖区的规则及其参与 MJC 或 SSTP 的程度，可能适用不同的豁免和申报要求。

“正确完成”的证书是什么意思？

在大多数州，正确填写的豁免证书意味着证书由购买者完整填写，即需要完成的每条线路都由签发证书的购买者完成。大多数州要求在销售之日起 90 天内获得正确填写的证书，并且卖方必须“真诚地”接受该证书。善意接受证书意味着卖方没有理由相信买方在证书上所表明的内容是不真实的。

如果卖家没有获得正确填写的豁免证书，并且由于客户不再营业而无法找到客户以获得新的豁免证书，会发生什么情况

在大多数审计情况下，没有正确填写的免税证书支持的非应税销售将被禁止，并且将针对卖方评估销售税，即使销售税通常是“消费税”。更糟糕的是，由于大多数非应税销售是使用“测试期审计方法”进行审查的（在有限的时期内“测试”并开发出在整个审计期间预测的错误率）每个不允许的销售税销售额将在整个审计期间“预测”。由于错误率的数学复合，缺失或不完整的豁免证书可能会对审计造成不必要的风险：

• 假设审计员在一个月内测试了价值 525,000 美元的非应税销售额。其中，由于缺乏正确填写的免税证明，审计师在测试期间不允许价值 12,000 美元的非应税销售额。假设销售税率为 8%，审计期间为 36 个月，由于测试中仅发现 960 美元的额外税款，审计师将预计额外的销售税为 34,560 美元（12,000 美元 x 8% = 960 美元 X 36 个月）时期。

除了因缺失或不完整的豁免证书而被评估营业税的企业外，如果企业未全额缴纳税款、罚款和因审计结果而产生的利息。因此，使用上面的示例并假设企业不同意或未完全支付审计时发现的应缴税款，企业主将收到个人评估，评估应缴税款 34,560 美元，外加罚款和利息。个人评估会严重影响信用评级，肯定会造成不必要的经济困难。

在获得豁免证书时，可以做些什么来避免或尽量减少审计风险？

以下最佳实践有助于最大限度地减少或消除对您企业的非应税销售额的审计风险：

• 熟悉您开展业务的州的豁免证书，并设计公司中的每个人都必须遵守的豁免证书政策，没有例外。

• 在首次销售时获得正确填写的豁免证书。卖家经常被他们的客户告知，“我是免税的，不要向我收税，我会给你寄一份免税证明”，当然客户从不寄。在您收到正确填写的免税证明之前，对所有应税销售交易收取销售税。

• 确保在所需时间段内保留免税证书，以支持免税销售的非应税状态。只要您继续不收取特定的客户销售税或在您开展业务的州的诉讼时效期限（以适用者为准），您的文件可能需要保留。请记住，仅仅获得证书是不够的；您还必须维护它并在审核期间使其可用。

• 集中接收和存储所有豁免证书。分散的备案系统可能会导致对豁免证书的适当内部控制出现漏洞。分散的证书保留通常会导致证书丢失或不完整。不要将责任分散到整个业务中。当销售人员、商店经理、店员等获得豁免证书时，通常会发生代价高昂的错误，他们可能没有经过适当培训，无法识别什么是正确填写的证书或要获得的正确证书。

• 在有许多豁免证书存档的企业中，一个好主意是以电子方式维护证书。可以使用专门的软件，通过集中豁免证书管理来减少审计风险并提高生产力。

无论您销售应税产品或服务但不征收销售税，还是购买商品而不缴纳销售税，您都必须了解您的活动在您开展业务的每个州的销售和使用税后果。确保获得豁免建立联系的州，然后关注声称的豁免类型，以确保获得正确的豁免证书