如何提高工作效率？拒绝做佛系外贸人！

有一种外贸人叫佛系外贸人 —— 上班时东一榔头西一棒槌，开发信发了 N 多零回复也能照发两年，感觉每天特别忙，可是又不明白自己在忙什么。

你是不是这样呢？如果是，那也不要紧，只要有计划，把各项工作安排得井井有条：开发客户、维护客户、跟踪客户、寄样品等，每天照计划完成，工作也会充实许多。

以下来自外贸大神 —— 料神 Sam 的分享，告诉大家外贸业务员到底如何提高工作效率？

一、先打开网页查看一下汇率情况

一般以中行或央行为参考。作为一个外贸业务员，及时了解汇率动向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内原材料的价格走向，顶多十分钟就可以完成。

二、打开邮件客户端查看客户跟进情况

浏览客户跟踪情况表、客户跟进表，查看一下有哪些客户已经有一段时间没有联系的。我一般是按照 2-3 个星期左右的周期给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择。

邮件的内容简洁、轻描淡写，千万别写太长，客户没时间看。有些业务员写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何的内容，那跟进的时候根本不需要再写了，写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。

三、查看每日工作计划表，检查未完成的工作

外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。每天忙得不可开交，但有些客户却丢着好几个月没有跟进。

每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要且紧急，重要不紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

工作分类

平时把主要时间和精力集中于前两类事务，工作时才是真正有效率。

此外，以下这些技巧还能帮助你进一步成长：

• 每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户 say hello；

• 每天花半个小时时间阅读一下 Yahoo 国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且锻炼阅读能力，当有客户来拜访时，在路上，至少你就有很多当下热点的话题；

• 每天用半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可，把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任；

• 每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个 supermarket、最主要的一两个 B2B 网站等等。

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件

完成每日计划应该在 9 点或 9 点半左右。早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作，用来发开发信，是再合适不过了。（一般为半小时或一小时，控制在 10 点半之前结束）

当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信，这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。 我认为，这个考虑是 OK 的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。 比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等。

除了合理安排自己的工作计划，掌握有效的外贸工具也是摆脱佛系外贸人的必备技巧。

充分利用邮件的标签设置功能，你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回”，然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。下面简单展示一下部分内容，算是抛砖引玉。

每天把要做的任务写下来，用序号标明先后顺序，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴，像符纸一样刺激着你。

随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉、慢性子都会得到改变。

文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏 D：/上方的 “文件夹” 按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。

另外我的 E 盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。

1. 根据不同市场建立 5 个根文件夹：北美、南美、中东、欧洲和亚洲；

2. 在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如 “AAA GROUP”；

3. 根据订单的年期分为 2014、2015、2016、2017。进入 2017 后，逐个建立“包装资料”、“客户 PO”、“PI”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”；

4. 建立两个 TXT 文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。

这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且熟练后一切都一目了然。

关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。

对于那些每天会收到 N 多个要求报价邮件的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。因此需要高效、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。最好填上采购价、退税率、汇率等一些基本的数值，就能很快给出参考报价。