1、进口许可证和出口许可证：
某些国家对特定商品的进口和出口需要许可证。出口商和进口商需要了解并遵守相关规定。
2、信用证：
信用证是由进口商的银行开具的，承诺在符合合同条件的情况下支付货款。这是一种重要的付款保障机制。
以信用证为结算式的，在信用证开出并抵达出口商（信用证受益人）的银行后，银行会做通知，并交信用证连同通知转交出口商。
3、合同：
如系卖方制作，可称为销售确认书(SALESCONFIRMATION)，买方出具则可称为采购确认(PURCHASEDCONFIRMATION)。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。
在处理矿产、粮食等易损耗散货的贸易合同中，常包含“溢短装”条款，允许实际交货量与合同规定数量之间存在一定比例（如5%）的浮动。最终结算依据实际交付量确定。
理论上，合同应为双方各持一份经正式签章的正本，但在外贸实践中，通常接受传真件作为备忘录使用。更多依赖商业信用及预付款、信用证等方式确保交易安全。
某些国家的客户甚至会使用带有“信用证开出后生效”等条款的标准合同模板，以弱化合同约束力，并广泛用于询价。面对此类情况，建议保持谨慎态度，在收到信用证后再采取进一步行动。
4、发票：
出口发票是一份详细列出了商品名称、数量、价格和总值的文件，用于结算和海关申报。它通常需要包括出口商和进口商的信息。
发票常见种类：商业发票、海关发票、领事发票（主要用于拉美国家）、形式发票（不具有法律效力）、厂商发票、联合发票（主要用于港澳地区出口）。
商业发票(COMMERCIALLNVOICE)
商业发票是国际贸易中非常重要的文件，对于海关申报和付款都至关重要。它有助于确保交易的透明性和合法性，并为进口国的海关提供了必要的信息，以便对货物进行监管和审批。此外，商业发票也是进口商和出口商之间的合同文件，规定了双方之间的权利和责任。
发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。
发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。
形式发票(PROFORMAINVOICE)
形式发票的用处一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。
可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。
在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
5、装箱单：
装箱单详细列出了每个货物包装箱的内容，包括商品描述、数量和包装方式。这有助于海关检查和货物跟踪。
6、运输单据：
这包括提单（海运）、空运单（空运）、货运单（陆运）等。它们证明货物的所有权和货物的装运和交付。
7、检验证书：
在一些国际贸易中，特别是涉及食品、药品和化工产品等高风险商品时，质检证书是必需的，以保证买卖双方的利益和消费者的安全。
在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具，如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况， 由进出口公司或生产企业出具，但应注意证书的名称及所列项目或检验结果， 应与合同及信用证规定相同。
8、原产地证明：
原产地证明文件证明了商品的制造或生产地点，通常是为了享受特定的关税优惠或符合进口国的法规要求。
9、保险单：
货物运输保险单用于保护货物在运输过程中的损失或损害。这可以是出口商或进口商购买的。
10、货物证明书：
货物证明书用于证明货物的品质、规格、包装和数量，通常由制造商或供应商提供。
11、清关文件：
包括报关单、进口证明书和其他与海关申报相关的文件，以确保货物合法进入目标国家。
12、其他文件：
根据具体贸易交易和国家要求，可能需要其他特定的单证和文件，如卫生证书、动植物检疫证书等。
