如何高效地工作？谈谈我的5个小建议

国庆长假结束了，你的工作状态恢复正常水平了吗？按照恢复时间是休假时间一半的“经验原则”，如果你休息了7天，大概需要3-4天才能回归正常。

• 第1天，还沉浸在休假模式的回忆里，跟同事们一聊，一天便过了；

• 第2天，慢慢捡起9月底的事情，计划本月该做什么，加上开会什么的，基本一天也过了；

• 第3天，开始实打实的做事，但状态跟不上，有点力不从心，一天的时间可能就完成半天的事情；

• 第4天，终于找到节奏，恢复正常的战斗模式，可能还会兴奋地加点班。

嗯，以上是N年前我还在国内上班时的节奏。现在，角色互换，自己当了老板，当然没有休假7天的奢望，所以国庆期间，我还是一如既往的搬砖。

好了，回归主题，为了今天想写这个话题？主要来源于最近管理的一点心得，不管你在公司是中高层管理者，还是基层的执行人员，以下的一些小tips应该对你有用。

1. 学会分类

今年初，员工入职培训的前几周，这一点是我强调得最多的。

我们都是用 Google Drive（谷歌的在线网盘）进行协作和文档管理，每周，我们都会产生很多的文档，有Google Doc, 有Google Sheet，文档内容也不一样。

判断一个员工是否有条理性，我看看她Google Drive里的文件夹层级结构就知道了。

有一个员工，几乎所有文件都放在Google Drive的根目录下，鼠标下滑几次都还加载不完。

有的人，虽然有子文件夹，但命名很模糊，你问她某个文档放在哪里，她找不到，还得search一下。

问题就来了，以后的文档会越来越多，你单凭记忆力是不可能记住所有文件名的，除非你知道它在哪个子文件夹，或者子子子文件夹。

这就需要你科学的分类，怎么分呢？

拿我们内容站长为例，我们经营着多个不同的网站，每个网站的事情可以分为关键词研究、内容撰写、内容更新、外链获取、技术端优化、数据跟踪、其他等。

那么，Google Drive的层级结构可以如下：

• Project 1 (website 1)

• Keyword Research（放关键词研究、竞争对手列表、市场调查等文档）

• Content Writing（放内容撰写计划表、写作指南、及写手的稿件存档等）

• Content Update（放内容更新列表、更新指南等）

• Link Building（放外链跟踪表格、及不同campaigns的详细信息）

• Technical SEO & Audit（放跟技术端优化有关的文档、网站自审相关资料）

• Data Analytics（记录关键词排名、流量变化、销售数据等）

• Others（网站登录信息存档、其他资料等）

• Project 2 (website 2)

• Project 3 (website 3)

当然，Google Drive肯定还有跟Projects不那么相关的文档，比如：我每月跟国外写手和编辑发工资，自然会有一个 Finance 的文件夹，还有一个文件夹 Writer Profiles 专门记录写手有关的背景、薪酬及最近沟通的情况。

如此分类的目的很简单，当需要查找一个文档的时候，我闭着眼睛都能知道他们的路径；当需要把teammate的一个共享文档添加到我的Google Drive，我知道它应该放在哪个子文件夹下。

不管你是管理一个网站项目，还是10个网站，只要学会了分类，一切都变得简单许多。

2. 学会拆分“大事情”为“小事情”，并理清楚它们之间的顺序

什么是“大事情”？我的定义是：你需要分步完成、而且需要使用不同技能的一系列事情。

比如：使用 resource page link buidling 策略为一个网站获取外链，这就是一件大事情。

如果你不了解这个策略是什么、没有操作过，那肯定需要花一点时间去了解它是什么，比如：搜索相关文章阅读，甚至拿自己的小网站去试验一下，然后再思考怎么去拆分、把它流程化。

注意：以上你的这些操作也是这件大事情衍生出来的一件小事情，可能还会花费你不少时间，而且是不能省的，可以认为是试错成本。

如果你知道并尝试过这个外链获取策略，那应该明白它主要包含以下三个步骤：

• Prospecting（寻找目标机会网站）

• Vetting（筛选，去除不合格的网站）

• Outreaching（邮件联系目标网站请求外链）

但，以上是可以执行的小事情吗？

不！

甚至还早着呢。特别是，当你还不是执行人的时候，你还需要花时间培训及制定相关的指导文档（下面我也称他们为“指南”）。

另外，以上的三个步骤还是较小的“大事情”，你需要进一步分解，而且，这三步里包含的小事情及其之间的执行顺序你还没有整出来。  

特别是 outreach，你邮件联系别人前，得找出联系谁？他的邮箱地址是什么？是你手工一个个找？还是外包给菲律宾的VA（virtual assistant）找？邮件是手工发送、手工follow-up，还是使用工具群发？

这些你都得搞清楚，不然，执行的时候肯定得不停地抓脑袋。

好，说说我们的拆分过程。

首先，总的原则：如果 vetted prospects（筛选后的合格目标机会网站）数量少于50个，outreach emails 一律手工发送，因为很简单，数量有限，需要提高开发效率；如果数量多于50个，特别是有几百个的时候，一律使用工具群发。

手工发送的情况，事情拆分结果及执行顺序如下：

1. Prospecting: 使用resource page的搜索命令，通过Google.com初步找出符合条件的目标网站

2. Vetting: 去除不合格的prospects（按照既定的vetting指南，如果有的话）

3. Finding contact person/email: 寻找最佳联系人及其联系方式

4. Drafting email outreach template: 撰写邮件模板

5. Customizing emails and sending: 添加个性化及发送

6. Dealing with email replies and follow-ups: 处理邮件回复及followups

7. Updating master sheet: 更新总表格（方便日后统计回复率、外链成功率、外链质量等）

工具群发的情况，小事情更多，因为我们是不会自己花时间去查找最佳联系人和邮件地址的，都是外包给菲律宾的VA做，这又衍生出一个较大的“小事情”：

去upwork招聘优质的VA！

别以为这件“小事情”很好做，前前后后，它花了我2周的时间，才找到两名合格的VA，而且招聘VA这件小事是可以跟prospecting同步进行的，不然你要是放在后面做，就影响“大事情”的总体进度了。

嗯，这个部分写的有点长，希望你们能get到我说的点，很多跟SEO有关的东西，原理大家都懂，但执行起来，结果真的可能相差10倍。

原因就是在这一步：谁把“大事情”拆分得好、分配给专业的人做、流程控制得精细，谁就win！

3. 制定目标，知道自己即将做什么？

在管理的过程中，我最不能容忍的东西是：vague tasks（模糊事情）。

比如：我的员工以前经常在每日待做计划里写这样的tasks：

• Write articles（写文章）

• Link prospecting（寻找外链机会）

• Article editing（文章编辑）

• Publish articles（发布文章）

都被我打回去重写，因为这些都是vague tasks！

你今天能写多少篇文章？找多少外链机会？编辑多少字？发布几篇文章？

如果没有数字，这些都是没有起点、也没有终点的事情，那我们自然也无法衡量你是100%完成还是80%，你自己做起来自然也没多少动力。

如果每天、每周、每月都没有明确的目标，再多的加班也是徒劳！

所以，上面的vague tasks在经过我一段时间的“熏陶”过后，员工的daily to-do list 全部变成了以下格式：

动词 + 数字 + 名字

比如：

• Write 1 article for A project (~1000 words)

• Vet 200 prospects for B campaign

• Edit 3 articles for C and D projects

• Publish 4 articles to E website

每件小事情有始有终，可以衡量，甚至没做之前你都可以估算时间，一天7小时（1小时午休时间）绝对可以做完，做不完的话，只有两种可能：plan出问题了 or 你的效率偏低。

我不会强行要求你几点到达办公室、几点离开，但是，你必须得把事情做好做完。

知道了每天的日常，推算每周、每月、甚至季度的工作量，然后做计划，就很容易了。

最后说两点：

一，必须要有工作计划，至少是月度计划，然后细分到每周、每日；

二、必须要有 to-do list app（我们用的是 Todoist），每天要做那些事情，早上上班时写好，晚上下班时汇报完成情况。

另外，to-do list app可以让你知道未来的某一天要做什么。

举个例子，我们最近的resource page link building的转化率有的高达15%，就跟以上所提到的习惯有关。

很多prospects说要等一段时间后才能给我们回复，我们就问能否在2-3个月后followup，他们一般都说好，然后我们把 “follow up with name via email”添加到 to-do list里，2-3个月后，再发送follow up邮件，转化效果真的蛮好。

4. 了解自己，找到适合自己的工作节奏和环境

每个人的工作习惯都不一样，有的人喜欢在家里办公、有人必须待在办公室才有效率、还有的跟猫老师一样喜欢泡在咖啡厅里。

都没问题！

第一步，就是了解自己的习惯、并尊重它；然后，尝试着找到自己的工作节奏及适合自己的工作环境。

比如：我发现，早上起床后的2、3小时比较高效，到了下午头脑就转得没那么快，晚上就进一步减弱。

我还对网速也有很高的要求，一旦翻墙速度慢，就会影响我的心情，进而影响我的效率。

所以，当我上午专心做事情的时候，我的大脑处于高度focus模式，不喜欢被外界打扰，所以我一般不会选择嘈杂的地方，还会带上消声耳机，去处理那些重要的事情，比如：制作某某事情的执行指南、抽检国外写手的稿子等等。

一般惯例是，打开 Brain.FM 里的 focus music，把时间选择在30分钟或者1小时截止，时间到了后，休息5分钟，出去走动一下，喝点水，然后在继续下一个session，一上午，我一般能专注3-4个sessions做事情就很不错了。

下午，处理那些不那么紧急、不那么重要的事情，这时一般也是开会的高峰时段，差不多5点的时候，人就会疲惫，然后生物钟就提醒我，运动时间到了，而且最好是到户外，篮球场、游泳馆、健身房。。便经常见到我的身影。

晚上（嗯，我经常也“加班”），一般选择处理那些基本不用消耗脑细胞的事情，比如：发布文章、查看流量等，对环境没有什么要求，甚至一边开着电视一边工作都可以。

当然，这是我的个人习惯和节奏，不一定跟你一样，但有一点建议：一天里不同时段做不同的事情，重要的事情放在最高效的时候做，不要在状态不好的时候做重大决策。

5. 计时、计时、计时！

重要的事情说三遍，计时的好处，想必你应该也知道，这里再啰嗦一遍。

• 做事不计时，你不知道自己的极限

• 做事不计时，你不可能做好计划

• 做事不计时，你不知道自己比别人做的好还是差

• 做事不计时，你没有那种紧迫感

• 做事不计时，你可能都不知道一天时间都被什么“偷”走了

不管你做什么，最后，你会发现，时间真的是挺神奇的东西，特别是我们互联网人，最大的竞争对手，其实，就是时间。

哎，就啰嗦到这里吧，以上，是基于我的一点管理实战经验总结出的几个tips，希望对你们有用，如果你有其他高效工作的心得感悟，欢迎留言分享，谢谢！