货代全流程实操手册：从询价到放单，6步讲透
444货代的日常，就是把一票货从“某地到某地多少钱”这句话，变成一套完整的操作闭环。以下按一票货的流转顺序，拆解每一步的操作要点和常见坑位。
01
询价：先分清“核算”还是“实单”
“某地到某地多少钱？”这是货代每天接到最多的询盘。90%的新手为了留下客户会直接报价，剩下10%会先确认：客户是实单出货，还是仅仅核算运价。
如果是核算，20GP和40HQ各报两组即可。一组选性价比高但船期稍长的，如ONE、马士基；另一组选价格适中且时效快的，如长荣EMC、东方海外OOCL，满足客户对比需求。
如果是实单出货，以下信息必须逐项确认：
货好时间：货什么时候备好，决定订哪天船
起运港和目的港：港口不同，运价天差地别
品名和重量：危险品、超大件、超重货运价完全不同
箱型：20GP还是40HQ
贸易条款：FOB由买方指定货代，CIF/CFR由卖方安排
是否指定船公司
是否需要拖车报关一条龙：需要的话，问清拖车地址和货重
出口资质：客户能不能正常清关报关
信息越完整，报价越准确。信息不全就报价，要么高了自己吃亏，要么低了后续补不回来。
02
订舱——拿到S/O才算起步
代理报价被客户认可后，向客户索要订舱委托书。第一次出口的客户，主动附上托书模板引导填写。托书写清发货人、品名、货量、起运港、目的港、重量等基础信息即可，其余细节后续补。
拿到托书后写交接单，转给操作同事放仓。操作去掉报价单上的抬头和联系方式，发给订舱代理或在系统里操作。一到两个工作日后，船东或代理下发放仓确认，也就是S/O或入货通知。S/O第一时间转发客户，告知订舱成功。
S/O上需核对船名航次、提单号、截关时间、截单时间、提箱地点。
注意，订舱成功不等于高枕无忧，客户随时可能临时取消仓位，后续装柜的每个时间节点都需盯紧。
03
做箱——盯紧提柜和返厂两个动作
先确认装箱安排：客户自己安排拖车，还是需要货代派拖车。
货代派拖车时，将S/O发给车队，告知司机到场时间和装货联系人。
到预定提柜日，在系统里盯两件事：
提单号对应的柜子有没有按时提走；
装完货后是否有重箱返厂进港；
两个环节缺一个，都可能出岔子。
做箱分两种模式：
厂装：拖车将空箱拉到工厂，工厂自行装货后封条，还重柜进港；
场装：客户送货至货代指定仓库，由货代统一装箱集港。
04
截单与报关：逐字核对，超时就是钱
做箱同时，截单和报关同步推进。
截单是提单补料提交的最后时间节点。客户需在规定时间内提交正式提单样本，包括收发货人信息、HS编码、唛头、件重尺等。这些内容必须逐字逐句核对，过了截单时间，哪怕只改一个标点符号，都会产生改单费。
提单确认后先保存草稿别提交，等场站显示开港计划再操作提交，避免换船重复录入。VGM必须在装船前24小时完成申报，误差控制在5%以内。
报关操作要点：
如客户需要帮忙报关，同步索要报关资料：箱单、发票、合同、报关委托书、申报要素
提前发给报关行录入预录单
再和客户确认一遍，避免后续被海关退回修改耽误时间
05
盯港与装船：防甩货是第一要务
等船快靠岸时，盯系统查柜子集港情况。
如果柜子没有按计划进港，大概率被船东甩货。发现后立刻联系船东补救，介入越早越有机会。如果自己没查还被客户先发现，特别被动。
柜子正常进港后，码头发送运抵报告。赶紧催报关行及时报关，依次查询放行状态：报关放行、装载放行、外地放行、码头放行。全部通过后，货才能真正装上船。
06
收款与放单：
最后一环，也是最容易扯皮的一环
开船后三到五个工作日，船东导出EDI信息。在系统里查询账单，或向上家代理索要账单，核对无误后开票付款，把提单买回来。同时给客户发账单，确认完成开票收款。
放单方式（需提前确认客户需求）：
正本提单：货代将正本寄给客户，客户再寄给收货人，收货人凭正本提货；
电放：凭加盖电放章的提单副本提货，无需邮寄正本。
注意：有些船东要求电放保函必须是正本，需提前让客户准备好，别等到要交付时才着急。
07
货代自查清单：每票货逐项确认
询价：先确认核算还是实单，实单需逐项收集信息。
坑位：信息不全就报价，后续补不上来
订舱：拿到S/O后发给客户，确认船名/提单号/截关截单时间。
坑位：客户临时取消仓位
做箱：盯紧提柜和返厂两个动作。
坑位：柜子没按时提或返厂
截单：提单样本逐字核对，先存草稿等开港再提交。
坑位：超时改一个字就是改单费
报关：提前收集报关资料，预录单与客户确认。
坑位：海关退回修改耽误时间
盯港：盯集港状态，防甩货。
坑位：被甩了不知情，客户先发现
放行：逐级确认报关→装载→外地→码头放行。
坑位：漏查某一级，装不上船
收款放单：核对账单，确认正本还是电放。
坑位：电放保函未提前准备
货代这一行，关键在于能不能把每一步的时间节点卡准、把每个环节的风险提前避开。从询价到放单，六个步骤走下来，一票货才算真正落地。
