外贸订单沟通技巧(外贸订单沟通技巧ppt)

本文目录

1. 外贸业务员谈判技巧
2. 外贸业务谈判技巧
3. 外贸客户跟进的技巧

外贸业务员谈判技巧

外贸业务员在进行谈判的时候，沟通态度是决定双方交谈氛围的重要因素。不管客户提出怎样的要求，我们都要保持优雅和耐心，我们的目的是促成订单，而不是和客户辩论对错，所以一定要保持良好的沟通态度。

外贸谈判和我们平时生活中的讨价还价不同，它不仅仅是价格的商谈，更是双方在进行心理对战，需要掌握足够的谈判技巧，才能在谈判中掌握主导权，得到我们想要的结果。

要注意以下几点

外贸业务谈判技巧

外贸业务谈判技巧

外贸业务谈判技巧。商业谈判是商业活动中的一个非常重要的环节，它往往决定了一项业务甚至一个公司的生死存亡。而外贸业务谈判则是商业谈判中更难的部分，因为可能会存在双方交流的歧义，接下来分享一些外贸业务谈判技巧

免跨国文化交流产生的歧义

国际商务谈判大多用英语进行，而谈判双方的母语往往又不都是英语，这就增加了交流的难度。在这种情况下，我们要尽量用简单、清楚、明确的英语，不要用易引起误会的多义词、双关语、俚语、成语。也不要用易引起对方反感的词句，如：“To tell you the truth”，“Ill be honest with you”，“I shall do my best。”“Its none of my business, but...”。这些词语带有不信任色彩，会使对方担心，从而不愿积极与我们合作。跨国文化交流的一个严重通病是“以己度人”，即主观地认为对方一定会按照我们的意愿，我们的习惯去理解我们的发言，或从对方的发言中我们所理解的意思正是对方想表达的意思。最典型的例子就是“Yes”和“No”的使用和理解。曾经有家美国公司和一家日本公司进行商务谈判。在谈判中，美国人很高兴地发现，每当他提出一个意见时，对方就点头说：“Yes”，他以为这次谈判特别顺利。直到他要求签合同时才震惊地发现日本人说的“Yes”是表示礼貌的“I hear you。”的“Yes”，不是“I agree with you”的“Yes”。实际上，“Yes”这个词的意思是非常丰富的，除了以上两种以外，还有“I understand the question”的“Yes”和“Ill consider it”的“Yes”。“No”的表达方式也很复杂。有些文化的价值观反对正面冲突，因此人们一般不直接说“No”，而用一些模糊的词句表示拒绝。

例如，巴西人用“Some what difficult”代替“Impossible”，没有经验的谈判者若按字面意思去理解，就会浪费时间，延缓谈判进程。因此，我们必须尽量了解对方的文化，对方的价值观和风俗习惯，只有这样才能正确无误地传递和接受信息。

为了避免误会，我们可用释义法确保沟通顺利进行。

释义法就是用自己的话把对方的话解释一遍，并询句对方我们的理解是否正确。例如，对方说：“We would accept private if you could modify your specifications。”我们可以说：“If I understand you correctly，what you are really saying is that you agree to accept our price if we improve our product as your equest。”这样做的另一个好处是可以加深对方对这个问题的印象。

最后，为确保沟通顺利的另一个方法是在谈判结束前作一个小结，把到现在为止达成的协议重述一遍并要求对方予以认可。小结一定要实事求是，措辞一定要得当，否则对方会起疑心，对小结不予认可，已谈好的问题又得重谈一遍。

做好谈判前的准备

谈判前，要对对方的情况作充分的调查了解，分析他们的强弱项，分析哪些问题是可以谈的，哪些问题是没有商量余地的.；还要分析对于对方来说，什么问题是重要的，以及这笔生意对于对方重要到什么程度等等。同时也要分析我们的情况。假设我们将与一位大公司的采购经理谈判，首先我们就应自问以下问题：——要谈的主要问题是什么？

有哪些敏感的问题不要去碰？应该先谈什么？我们了解对方哪些问题？自从最后一笔生意，对方又发生了哪些变化？如果谈的是续订单，以前与对方做生意有哪些经验教训要记住？与我们竞争这份订单的企业有哪些强项？我们能否改进我们的工作？——对方可能会反对哪些问题？在哪些方面我们可让步？我们希望对方作哪些工作？对方会有哪些需求？他们的谈判战略会是怎样的？

回答这些问题后，我们应该列出一份问题单，要问的问题都要事先想好，否则谈判的效果就会大打折扣。

进出口商要想成功就得掌握谈判技巧。贸易谈判实际上是一种对话，在这个对话中，双方说明自己的情况，陈述自己的观点，倾听对方的提案、发盘、并作反提案，还盘、互相让步，最后达成协议。掌握谈判技巧，就能在对话中掌握主动，获得满意的结果。我们应掌握以下几个重要的技巧：

多听少说

缺乏经验的谈判者的最大弱点是不能耐心地听对方发言，他们认为自己的任务就是谈自己的情况，说自己想说的话和反驳对方的反对意见。因此，在谈判中，他们总在心里想下面该说的话，不注意听对方发言，许多宝贵信息就这样失去了。他们错误地认为优秀的谈判员是因为说得多才掌握了谈判的主动。其实成功的谈判员在谈判时把50％以上的时间用来听。他们边听、边想、边分析，并不断向对方提出问题，以确保自己完全正确的理解对方。他们仔细听对方说的每一句话，而不仅是他们认为重要的，或想听的话，因此而获得大量宝贵信息，增加了谈判的筹码。有效地倾听可以使我们了解进口商的需求，找到解决问题的新办法，修改我们的发盘或还盘。“谈”是任务，而“听”则是一种能力，甚至可以说是一种天份。“会听”是任何一个成功的谈判员都必须具备的条件。在谈判中，我们要尽量鼓励对方多说，我们要向对方说：“Yes”，“Please go on”，并提问题请对方回答，使对方多谈他们的情况，以达到尽量了解对方的目的。

巧提问题

谈判的第二个重要技巧是巧提问题。通过提问我们不仅能获得平时无法得到的信息，而且还能证实我们以往的判断。出口商应用开放式的问题（即答复不是“是”或“不是”，需要特别解释的问题）来了解进口商的需求，因为这类问题可以使进口商自由畅谈他们的需求。

使用条件问句

当双方对对方有了初步的了解后，谈判将进入发盘和还盘阶段。在这个阶段，我们要用更具试探性的条件问句进一步了解对方的具体情况，以修改我们的发盘。

条件问句（conditional question）由一个条件状语从句和一个问句共同构成，这个问句可以是特殊问句也可以是普通问句。典型的条件问句有“What…if”，和“If…then”这两个句型。例如：“What would you do if we agree to atwo-year contract？”及“If we modify our specifications，would you consider a larger order？”在国际商务谈判中，条件问句有许多特殊优点。

1、互作让步。用条件问句构成的发盘和提案是以对方接受我方条件为前提的，换句话说，只有当对方接受我方条件时，我方的发盘才成立，因此我们不会单方面受发盘的约束，也不会使任何一方作单方面的让步，只有各让一步，交易才能达成。

2、获取信息。如果对方对我方用条件问句构成的发盘进行还盘，对方就会间接地、具体地、及时地向我们提供宝贵的信息。例如：我方提议：“Whatifweagreetoatwo-yearcontract？Wouldyougiveusexclusivedistributionrightsinourterritory？”对方回答：“Wewouldbereadytogiveyouexclusiverightsporvidedyouagreetoathree-yearcontract。”从回答中，我们可以判断对方关心的是长期合作。新获得的信息对以后的谈判会很有帮助。

3、寻求共同点。如果对方拒绝我们的条件，我们可以另换其它条件构成新的条件问句，向对方作出新的一轮发盘。对方也可用条件问句向我方还盘。双方继续磋商，互作让步，直至找到重要的共同点。

4、代替“No”。在谈判中，如果直接向对方说“No”，对方会感到没面子，双方都会感到尴尬，谈判甚至会因此陷入僵局。如果我们用条件问句代替“No”，上述的情况就不会发生。总之，不少国际商务谈判因缺乏谈判技巧而失败。进出口商通过培养倾听和提问的能力，通过掌握上述的技巧，就可以在谈判中掌握主动、获得满意的结果。

外贸客户跟进的技巧

作为外贸销售领域的新手，我们都知道，客户关系的建立和维护至关重要。在这个过程中，有时候由于时间紧迫或者沟通不畅，我们可能会失去一些宝贵的客户。但是，每一次的失落都是一次宝贵的经验，我们可以从中吸取教训，变得更加强大。

在销售中，我们需要明白一个重要的道理：没有人愿意被过度推销，但每个人都喜欢被提供有吸引力的价值。因此，我们的跟进方法应该聚焦在如何满足客户的需求和解决他们的问题上，而不是强行推销产品或服务。

当我们与客户互动时，我们应该积极倾听他们的需求和关切，然后提供有针对性的解决方案。我们可以成为他们的合作伙伴，帮助他们实现目标，而不是仅仅把产品卖给他们。这种方式会让客户感到被尊重和理解，从而建立更深厚的关系。

此外，我们的跟进应该是有计划和有条不紊的，避免过于频繁或不足够的跟进。了解客户的节奏和喜好，以便在合适的时机提供帮助和建议。

当我们深入了解客户跟进的要点时，可以有效地避免让客户感到厌烦，从而增加成功的机会。以下有四个关键方面，帮助你建立更好的客户关系。

篇目一：跟进的心态

在跟进客户时，我们要保持积极、专业的心态。不要将跟进视为单纯的推销，而是看作与客户建立互惠互利的合作关系。要理解客户的需求、担忧和目标，以便提供有价值的帮助和解决方案。例如：

当跟进客户时，我们可以采用积极、专业的心态，将关系建设得更加紧密，而不仅仅是为了推销产品或服务。以下是一个例子：

假设你是一家软件公司的销售代表，你的潜在客户是一家小型企业，他们表达了对你公司的兴趣，但担心软件成本和实施的复杂性。在跟进时，你可以采用以下方法：

1.理解客户的需求：首先，与客户进行深入的交谈，了解他们的具体需求和痛点。例如，他们可能需要提高生产效率、降低成本或改进客户服务。通过仔细聆听，你可以明确了解他们的问题。

2.提供有价值的信息：根据客户的需求，为他们提供有关软件解决方案的详细信息，包括如何降低成本、提高效率以及简化实施过程。你可以分享成功案例、客户见证和白皮书，以证明你的产品是解决他们问题的有效工具。

3.定制解决方案：根据客户的需求，定制一个适合他们的解决方案，包括定价选项和支持计划。这样，你可以满足他们的具体要求，让他们感到你真正关心他们的业务。

4.解决疑虑：如果客户有任何疑虑或担忧，要以专业和耐心的态度进行解答。解释软件实施的过程，强调培训和支持的可行性，以减轻他们的担忧。

5.持续跟进：不要只是一次性提供信息，而是定期跟进客户，了解他们的进展和反馈。这有助于建立持久的关系，并确保他们在实施过程中得到支持。

通过这种方式，你不仅仅是在推销产品，而是在帮助客户解决问题，建立了一个互惠互利的合作关系。这种积极的心态有助于客户更愿意与你合作，因为他们感到你真正关心他们的成功。

篇目二、跟进的频率

要根据客户的反馈和需求来确定跟进的频率。不要过于频繁地打扰客户，但也不要让客户感到被遗忘。建立一个合适的跟进时间表，确保在关键时刻提供支持和信息。

例如：

假设你是一名外贸销售人员，与一个潜在客户讨论了一项大宗商品的供应合同。客户表达了兴趣，但需要时间考虑。在这种情况下，你可以采用以下策略：

1.初始跟进：在第一次沟通后，向客户发送一封感谢信，重申你的兴趣并表达了合作的愿望。在这封信中，询问客户是否需要进一步的信息或解答疑虑。这是一个礼貌的方式来展示你的关注，并开始建立联系。

2.设定跟进时间表：在与客户的首次交流后，不要立刻再次联系他们，以免给他们过多的压力。相反，设定一个合理的跟进时间表，例如一周后。这个时间表应该根据客户的需求和兴趣程度来调整。如果客户表现出更紧迫的兴趣，可以缩短跟进时间。3.提供有价值的信息：在每次跟进中，确保提供有价值的信息，可能包括市场趋势、产品更新或竞争对手的信息。这样，你可以保持客户的兴趣，同时展示你的专业知识。

4.针对客户需求调整频率：根据客户的回应和反馈，调整跟进的频率。如果客户表示需要更多时间考虑，那就尊重他们的决定，但也不要忘记定期跟进以保持联系。如果客户表现出更紧急的兴趣，那就加大跟进的频率，确保他们得到及时的支持和信息。

通过以上方法，你可以根据客户的需求和兴趣，制定合适的跟进频率，既不会过于频繁打扰客户，又不会让他们感到被遗忘。这种灵活性有助于建立更强的客户关系，提高销售成功的机会。

篇目三：跟进的内容

在跟进客户时，确保提供有价值的内容和信息。不要仅仅重复以前的销售提案，而是根据客户的情况提供个性化的建议和解决方案。关注客户的问题和需求，以便能够真正帮助他们。

例如：

假设你是一名外贸销售代表，你的客户是一家餐厅供应商，他们一直在寻找新的供应商来满足他们不断增长的需求。在初次接触后，你了解到他们的主要关注点是质量、可靠性和成本效益。

1.深入了解客户需求：与客户进行深入的对话，了解他们的具体需求和关切。了解他们的菜单和库存需求，以及对供应商可靠性的期望。

2.提供个性化的建议：基于客户的需求，提供个性化的建议。例如，你可以建议特定的食材供应，以确保他们的菜品品质和口味符合他们的标准。同时，你可以讨论如何优化库存管理，以降低成本。

3.提供质量保证信息：强调你所代表的供应商的质量控制和检验流程，以确保他们每次收到的产品都符合高标准。分享相关认证和检验报告，以建立信任。

4.提供成本效益信息：提供有关成本效益的信息，解释如何通过合作节省成本。这可以包括批量采购优惠、及时交付以减少库存成本等建议。

5.随时提供支持：表明你随时愿意提供支持和解答问题。提供联系方式，以便客户在需要时能够方便地与你联系。

通过这种方式，你不仅提供了有价值的信息和建议，还建立了与客户之间的个性化联系。这有助于满足客户的需求，同时促使他们认为你是一个可信赖的合作伙伴，愿意与你建立长期的业务关系。

篇目四、解决客户的问题

当客户提出疑虑或问题时，要积极解决并提供合适的解决方案。倾听客户的需求，尽力满足他们的期望。通过提供解决方案，展示你的专业知识和承诺，从而增强客户的信任。综合来看，正确的客户跟进不仅要关注跟进的心态和频率，还要注重跟进的内容和解决客户的问题。通过建立深入的合作关系，我们可以降低客户感到心烦的可能性，同时提高销售成功的机会。

例如：

你是一家中国玩具制造公司的外贸销售代表，你的客户是一家美国的玩具零售商。客户对最近的媒体报道表达了担忧，称中国制造的玩具可能存在安全问题，担心销售这些产品会损害他们的声誉。

解决方案：倾听客户担忧：首先，认真倾听客户的担忧，理解他们的立场。这是建立信任的第一步。提供产品质量和安全信息：提供有关你公司的产品质量控制措施和安全标准的详细信息。解释你的公司如何确保产品符合国际安全法规，并通过质量检验和认证机构的审核。

分享供应链可追溯性：说明你公司的供应链可追溯性，包括原材料来源、生产工艺、检验和测试流程等。强调你公司对产品质量的严格把控。

提供第三方认证：如果适用，提供第三方认证的证书，证明产品的质量和安全性。这些认证可以包括ISO认证、CE认证等。

建立质量保证协议：与客户共同建立质量保证协议，明确产品的安全性和质量标准。这可以包括定期的质量检查和测试。

提供替代选择：如果客户仍然感到担忧，可以提供来自其他制造商或国家的玩具产品作为替代选择，以满足他们的需求。

通过这些措施，你可以积极解决客户的担忧，提供确凿的解决方案，并展示你的公司对产品质量和安全的承诺。这有助于建立客户信任，促使他们继续与你合作，从而实现成功的外贸交易。