外贸采购人员与供应商沟通的技巧有哪些
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外贸跟单有哪些技巧流程
外贸跟单流程：
一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同
1．审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F（Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1） FOB价格换算为其它价：
CFR价= FOB价+运费
FOB价+运费
CIF价=--------------------------------
1-保险费率 X投保加成
（2） CFR价格换算为其它价：
FOB价= CFR价–运费
CFR价
CIF价=---------------------------------
1–保险费率 X投保加成
（3） CIF价格换算为其它价：
FOB价= CIF价 X（1–投保加成 X保险费率）-运费
CFR价= CIF价 X（ 1–投保加成 X保险费率）
（6）付款方式审查：
1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。
2.支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为
跟单员，我们要做到：
A：有完整的产品资料，主动进行宣传。
B：新品的成本，价格要进行核算。
C：新品的制作要留有实样。
D：客户的来样要保存好原样。
三．形式发票：PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：
1.单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）
2.交期要明确
3.付款条件要明确（LC, TT）
四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
首先：出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A．货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29– 30立方/17.5吨 40’ 58– 61立方/22.5吨 40’H 68–71立方/27.5吨
B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。
五．进口货物跟单的基本程序：
（1）就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）
二．物料采购跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：
1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。
2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。
3、沟通方面的原因：信息交换不及时。
三.物料采购跟单流程：
1、制作订购单:跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。
4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。
四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
1．催单的方法：
（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一．生产过程跟单的基本要求：
1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。
2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。
二．生产过程跟单的流程：
1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
2、分析生产能力。生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？
3、制定生产计划：生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4、跟踪生产进度
（1）生产进度控制流程：
（2）生产进度控制作业程序
（3）生产进度控制重点：实际进度与计划进度发生差异，要找原因。
（4）跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的
外贸采购员如何在网上找到合适的供应商
别急，楼主，我给你几点建议。
一、推广自己
利用搜索引擎、分类目录等具有在线检索信息功能的网络工具进行网站推广的方法。由于搜索引擎的基本形式可以分为网络蜘蛛型搜索引擎（简称搜索引擎）和基于人工分类目录的搜索引擎（简称分类目录），因此搜索引擎推广的形式也相应地有基于搜索引擎的方法和基于分类目录的方法，前者包括搜索引擎优化、关键词广告、竞价排名、固定排名、基于内容，而后者则主要是在分类目录合适的类别中进行网站登录。
二：吸引顾客
说到重点了，外贸要让客户在网上找到你，你也要在网上找到客户。所以你先得有自己的网站，网站内容我就不用多说了。有自己的网站，默默无闻的，客户很难找到你，这时你就要借助商务平台了，像阿里巴巴，环球资源，香港国际采购网这些，业内都知道的。
三：学会留住客户
当有人来和你谈生意的时候，就得有条件来留住人了，不然你之前做的都是白搭的，浪费劲头。如果真的只是做贸易，那么你起码得有个样品呀，报价表呀，产品资料呀的东西，如果不不懂，那么就想想别人来给你推销东西时都给你什么了，按着做应该不会错的。反正就是准备该用的资料，但一定要做成电子档，因为你是做网上贸易的，人家一般都会让你发邮件之类的方式给他，你没有那么怎么做网上贸易，你要是说：我给你寄过去。那应该没戏了，等你寄过去那么人家说不定早找到合适的了。你要说可以放到样品里面去寄那你就更完了，要是网上一来找你就给样，估计不用几天你光寄样的费用都可以导致你破产。样品是要寄，但只可以寄给的确有合作意向的人，减少点成本嘛，反正你网费是包月的，你发不发都要交钱给网络公司，你发资料应该比你寄样要节省得多。
第四、学会谈判商榷
当客人看了你的资料后，回来找你谈生意了。那就去谈吧，就想平常一样，他会问你产品的规格，价格，质量这些，记着要为自己争取合理的最高价。
外贸成交技巧
外贸成交技巧
01
你要采购某一种产品，却遭遇到了这样两种情况，你会跟谁合作：
与 A进行了一段时间的交流，他们的价格还算合理，交货时间也还可以，他们的态度也很好。但是，如果你提出要去参观一下，他就会支支吾吾，显得有些慌张，有些慌张，还会找各种借口，说自己不在，工厂不方便参观，或者需要提前申请等等。
也一直在与 B进行交流，虽然价格不是最好，但也还可以，尽管货期不是最优，但是看起来还是可以谈的。在你跟他说，你有实际的订单，是否可以降低一些，是否可以调整货期的时候，他一直在邀请你到工厂进行谈判，希望你能够过去看一看，了解一下，面谈一下。
如果真的到了需要做决定了，你更会考虑哪一个？
答案很明显，肯定是B！
因为A让我感到了不安全感！
所以，今天我要说的方法是：邀请客户来参观，“竭力”的，反复的邀请客户来参观。
很多人说了，你让他来他就来吗？
这是绝对不可能的，事实上，他们来不来，并不重要，重要的是，他们来了，他们来了，他们并不害怕，相反，他们很期待！
有人会问，这是不是代表着，来这里的顾客，都是代表着竞争对手，这该如何是好？我要说的就是，这么害怕竞争，就不要去做外贸生意了！
02
我们这么做，有两个原因：
第一，本人不是坑蒙拐骗，本人是非常职业的供货商，您大可前来参观、考察、评估；
第二，我不是怕你和我比，而是欢迎你和我比，我相信你和我比后，肯定会和我比。
这是一种自信的表现！
对外贸易谈判中，因为地理位置的局限，通常要花很长时间才能建立起互信，那么另一方会不会是个骗子？他们的商品，真的有这么好的品质吗？难道，他们真的是一家工厂？他们有没有检测质量的实验室？
一方面，我们可以用文字介绍、照片、录像等方式，让顾客对我们产生信任感，而这也是一种迅速获得顾客信任感的方式。
03
当然，这只是一个办法，无论是从我自己，还是从我的公司，我都很想让客户亲自来看一看，当面谈一谈，这是最有效的，也是我最擅长的！
因此，我们必须要有诚意，并且要说出几个原因：
比如，您来过之后，就会了解到我们公司的实力，了解到我们是多么的专业和职业化，这样您就会更愿意将订单交给我们；你可以为其它更有意义的事节约大量的时间；
比如，我们的合作遇到了一些困难，但我只是一个销售员，你可以和我们的老板好好谈一谈，不仅是价格上的问题，还有其他的问题，这样你就不用担心了。
比如，你可以在中国多考察一些供应商，实地考察，这样你才能做出更精确的决策，降低你的成本；这年头，骗子多了去了，不是吗？
比如，你不只是买了一件东西，只是通过电子邮件或移动电话进行交流，许多东西并不是很清楚，我建议你去拜访一下；
比如，假如你是一个采购经理，那么我们就可以说，来这里谈生意也可以顺道去旅行，去中国等等；
我们曾经还说，如果你来到中国，我们可以为你报销一部分机票的费用，以让你来一次深度旅行，以了解中国的文化和社会，让你在这里体验到真正的生活方式；此外，我们也希望能够邀请你来参观我们的企业，了解我们的产品和服务，以及了解中国市场的发展情况。如果你来了一趟，我们将会为你提供全面的服务和支持，让你在这里体验到最好的服务和体验。另外，我们还希望能够邀请你参观我们的工厂和企业，让你真正感受到中国的制造力量。此外，我们也可以邀请你参加我们举办的文化活动和旅游活动。
你看有这么多理由，您还不来一趟吗？
04
如果你是真心希望客户来，你就要做很多准备工作，比如一张客户信息采集表，这份表格中记录了客户的基本信息、联系方式、地址等；另外，还要准备一系列与之对应的材料，包括产品相关的资料、公司认证相关的资料、以前合作过的案例等；另外，要根据客户的具体需求，准备好合同或形式发票，这是为了最后缔结成交而做的准备。只有做好了这些准备工作，才能确保最终交易能够成功。
外贸客户开发，搜索引擎开发，谷歌地图开发，海关数据，领英人脉添加，whatsapp推广，外贸建站等等遇见更多客户的方法。我是Lois，关注我，遇见更优质的外国客户。
