在同一行业里，有些产品报价相差不大，有的人能得到客户的回复继而拿到订单。而有的人从将报价单发给客户的那一刻起，就注定了客户不会再回复。即使你的价格更低，也依然会与订单失之交臂。
也许你觉得自己的报价单还不错，但是客户真的是这样想吗？我们先看一看，国外客户对报价单提出的六点喜好和要求。
“As a sourcing agent and buyer I can tell you what a good quotation is for me: it includes all relevant information! My job is to find a reliable supplier at a reasonable price in the shortest time possible.
作为采购代理和买家，对我来说，一份好的报价就是包含所有相关信息！一份好的报价可以使我在最短的时间内，在合理的价格范围内找到一个可靠的供应商。
“It is very possible that I will choose a supplier whose price is a few percent higher but the quotation is complete. That means, it includes: FOB price (!!!) with seaport marked! (I often get FOB quotes without location. Obviously for me in Europe a FOB Shanghai price is higher than a FOB Xiamen price, since shipping rates are different).
我倾向于会选择这样一个供应商：他的价格比同行高出几个百分点，但报价单的内容很完整，包括：离岸价(重中之重)、装运港(我经常性收到没有装运地的FOB报价单。对于欧洲买家来说，FOB上海的价格远高于FOB厦门的价格，因为海运费用是不同的)。
“Delivery time (so far no Chinese supplier was able to keep the promised delivery time for my projects - 90% delay, 10% early)
保证到货时间(到目前为止，没有一家中国供应商能够准时到货：90% 的订单延迟，10% 提前)。
“Package unit (carton details)!!! Carton weight, size, volume, content, material. It is very important!!! Usually this point is simply left out by suppliers. But I and most full-time buyers have just simply no time to beg for any details separately!!! If a quotation misses this, I simply delete it. I have no time to ask for these points, but I can only calculate my shipping cost with this info!包装信息(纸箱详细资料)，包括纸箱重量，尺寸，体积/容量，填充物，材质等。这非常重要！通常供应商会遗漏这一点。其他买家跟我一样，都没有时间一一去确认这些细节问题！如果报价单中没有提及这些细节问题，我几乎都是直接删掉的，因为我根本没有那么多时间单独再向供应商核实这些细节。我需要根据这些信息来计算我的海运成本，你不提供，我也不要，我只看那些提供装箱数据的报价单。
“Payment conditions must be exactly discussed.
付款条件必须是经过讨论达成一致的。
“I hope suppliers will consider these points in the future. If you include all relevant information, you can really help your partner in his/her decision. And for the supplier, it is a job done once, you needn’t work out each detail separately.
我希望供应商将来会考虑这些问题。如果你的报价单包含了所有的相关信息，那么你才能真正帮助你的合作伙伴做出决定。而对于供应商来说，如果你真正做完了一份完整的报价单，你就不需要再单独提供细节了，因为报价单里早已包含了买家想知道的所有细节。总之，你制作的报价单是否专业，是否用心，客户可以直观感受的到。也许你的客户就会从你的报价单考量，去判断出这个外贸业务员是否可靠，是否值得信任。其实整个客户开发跟进的过程，就是点点滴滴汇聚起来，让客户了解你，信任你，选择你。尤其是当客户要选择新的供应商时，报价单是很重要的筛选节点。我根据多位国外客户的对话沟通总结，什么样的报价单会让他觉得靠谱呢？一份专业的报价单里应该有以下这些内容，同时根据自己所处行业和产品的着重点来修改报价单的细节部分。有了主体框架之后，再针对不同客户进行优化润色。
❖ 买家基本资料：
工厂标志（Factory Logo）、公司名称（Company）、详细地址（Detailed Address）、邮政编码（Post Code）、联系人名（Contact）、职位名称（Job title）、电话号码（Telephone No.）、传真号码（Fax No.）、手机号码（Mobile No.）、邮箱地址（E-mail Address）、聊天方式（Messenger Online）、公司网址（Website Address）。
❖ 报价单的抬头：
报价单标题（Quotation/Quotation Form/Price List）、参考编号（ReferenceNo.）、报价日期（Date）、有效日期（Valid date）。
产品基本资料（Product’s Basic information）
序号（No.）、货号（Item No.）、型号（Type）、产品名称（Product’sName）、产品图片（Photo） 、产品描述（Description）、原材料（Materials）、规格（Specification）、尺寸（Size）、长度（Length）、宽度（Width）、高度（Height）、厚度（Thickness）、管径（Tube’s Diameter）、口径（Caliber）、形状（Shape）、外观颜色（Colors）、光源类型（Type of Lamp-house）、光源数量（Nos. of lamp-house）、光源颜色（Colors of lamp-house）。
产品技术参数（Product’s Technical Parameters）
❖ 电力类产品技术参数：电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。
❖ 光源、光学类产品技术参数：光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。
❖ 机械、力学类产品技术参数：结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。
❖ 热学类产品技术参数：色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。
❖ 加工工艺、防护性能类产品技术参数：表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。
❖ 配件类产品技术参数：灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。
❖ 产品使用寿命：平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。
❖ 用途及使用范围：适用范围、车灯适用车型、主要用途等。
价格条款（Price Terms）
贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）、装运港、目的港（Loading Port，Destination Port）、货币种类、中银汇率（Currency， Exchange Rate）、单位价格、货币单位（Unit Price/PCS，Unit） 、离岸价、成本加运费、成本加运费保险费、工厂交货价。
几种贸易方式间的差别：
❖ 工厂交货价（EXW=Ex Works）：
交货地点（出口国工厂或仓库）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（买方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（交货地）、所有权转移（随买卖转移）。
❖ 离岸价（FOB=Free on Borad）：
交货地点（装运港）、运输（买方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。
❖ 到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）：
交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（卖方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（卖方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移） 。
❖ 成本加运费（CFR=Cost+Freight）：
交货地点（装运港）、运输（卖方负责）、保险（买方负责）、出口手续（卖方负责）、进口手续（买方负责）、风险转移（装运港船舷）、所有权转移（随交单转移）。
数量条款（Quantity Terms）
按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价、按最小定单量（MOQ，Minimum Order Quantity）提供报价、按库存量（QTY. inStock）报价、20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜、最小订单量、库存数量、短溢缺条款备品数量。
各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比
支付条款（Payment Terms）
即期信用证，远期信用证、可撤销信用证，不可撤销信用证、跟单信用证，光票信用证、可转让信用证，不可转让信用证、电汇、余额，总金额，定金。
质量条款（Quality Terms）
检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。
国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。
检验内容：包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。
检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。
产品质量认证：中国（CCC，CB，CQC）、欧盟（CE，LVD，EMC）、德国（GS，VDE，TUV）、美国（UL，ETL）、意大利（IMQ，IG）、北欧四国（N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D）、比利时（CEBEC）、法国（NF）、荷兰（KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC）、阿根廷（SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO）、日本：NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK。
装运条款（Shipment Terms）
港口名重名（注明所在国家或地区）、无法确定港口（由买家选择港口）、装运日期、装运期限、装运时间、起运港、目的港、装运港/装货港、卸货港、转运港、分批装运、转船、航空、航海、散货、整装柜。
交货期条款（Delivery Time Terms）
订单被确定、模具费用、准备模具、生产前确定样品、开始投产、预付定金、支付余款。
交货期：在收到预付款后30天之内交货、在订单确认后30天之内交货、在生产前样品确定后30天之内交货。
品牌条款（Brand’s Terms）
贴牌加工，使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌、使用工厂自己的品牌。
原产地条款（Origin Terms）
普通原产地证，普惠制原产地证、原产地，中国制造。
报价单附注的其他资料（Others）
工商营业执照、被批准开业证件副本、国税局税务登记证、企业法人代码证书、质量检验报告、质量鉴定报告、产品质量认证、质量管理体系认证、荣誉证书、奖励证书、出口许可证、工厂规模、员工人数、工程技术人员人数、工厂面积、主营产品及月加工能力、新品推介，生产设备实力、品牌知名度。
提供至少两种格式的报价单，第一种为Word文档，这是供客户修改使用的。但是由于Word文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个PDF版本。PDF版本比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开Word，又没有PDF浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用。在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word，PDF，JPRG，可根据您的电脑情况选择最合适的格式，并且我已经排好版，您可以直接下载打印使用。点评：多为客户着想，多在细节为客户考虑问题，客户看到你的细节越多就会越放心。在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等。这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。在报价单开头写上：TO某客户，报价单制作时间和有效期。报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。点评：在报价单加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法。很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，这样会显得更专业。点评：为客户考虑到最后一步，会让你的交易进行得更顺利。作为买家，能直接在报价体现的东西，沟通成本就降低很多，合作更顺畅。关联补充：每一个看似不重要的优势，都能让你和其他竞争者比起来与众不同。如果需要集装箱装柜模拟工具，可以在外贸充电站对话框内发送关键词『集装箱』免费获取，方式如下：
1. 关注『外贸充电站』公众号（ID：Trade2016）
2. 进入主页面，点击左下角键盘按钮，调出输入框，在对话框内发送关键词『集装箱』
3. 系统自动发送下载链接
包装单位(纸箱详细资料)，纸箱重量、尺寸、体积、含量、材料。这是非常重要的，但通常这一点会被供应商轻易地忽略。如果报价遗漏了这些，那么国外买家可能会立刻删除它，因为他们没有时间去询问这些细节。点评：在包装上也要做足功课，要给到客户所有的细节，因为客户不可能每次都来问你这些细节，他们会认为你不够专业，要最大限度减少沟通成本。payment conditions must be exactly discussed. 必须准确地讨论付款条件。点评：所有一切都没问题之后，来到最后一步，不能功亏一篑，要跟客户沟通讨论好如何收付款，要考虑到国外的支付习惯。制作报价单，一定要将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等。告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片，认证，具体的参数，优势，设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量，等等(如果是成套设备请把配件表标注出来)。点评：他们真的在乎每个细节，而且认为这些细节都是必须具备的，你的报价越详细越容易被采纳。如果有太多内容是需要等到客户再次询问的，那么你的报价就是一次失败的报价。注意事项：费用要考虑汇率，运费(FOB、C&F、CIF)等。
前面说到了报价单的制作问题，那么还有一个重点是如何“报价”。报价是一件让很多人感到头疼的事，即要留有讨价还价的空间，又不能比客户理想中的价格差太多，高低之间，很难拿捏。而一份报价单往往很可能就是成单的关键，但仅仅有报价单也是不行的，还要有报价的技巧，以及报价的跟进和回复。产品分析：在报价前先将自己的产品与市场上的相同产品和同类竞争产品进行对比分析，找出产品的优势。例如价格、质量、售后等角度，要找出一个对比下能称得上优势的方面，这样才能占据一点主动位置。客户分析：对客户的调查分析，例如国家、类型、角色、职位等，这些都是报价的关键因素。因为不同的客户，不同的市场，不同的渠道，他们的需求和定位都不一样。底价留尾：低价留尾就是报低价时规定一个比较大的起订量，甚至大大高于你所估计的客户可能的订购量也没有关系，关键是用低价勾起客户兴趣，又为将来的涨价提供顺理成章的依据。订量不够，价格当然要贵一点。高价留尾：高价留尾就是报高价后故意规定一个小的订货量(客户不难达到的量)，并许诺如果超过此量，价格会有折扣。此外，表示根据付款方式等的不同，可给予较大优惠云云。总之，漫天要价，但鼓励客户就地还钱。阶梯报价：学会报阶梯价，增加自己的机会和报价存活率。如常见的数量阶梯，在多少数量的时候多少折扣(如果买家没有标注采购数量)。或者选择长期合作是什么价，单次下单是什么价，定制产品什么价，现有产品是什么价等等。你的价格越多样，客户的选择也就越多样，你被选中的机会也会越大。对比报价：将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。 尾数报价：利用对客户具有某种特殊意义的尾数或人们的“心理尾数”定价，尽量避免整数报价。而且，商品的价格一般是按实际成本加上利润计算的，较少出现整数。因此，如果你采用整数报价时，往往会难以使客户信服。成本拆分报价：一个产品的成本构成是复杂的，某个零部件或者加工步骤改变一下，往往能够带来相当幅度的成本变动。很多时候客户心疼的是钱，而不是上佳品质。报价时以内行的身份提供替代方案，客户反而欢迎。组合报价：客户要几种类型产品的时候，打组合拳，20%的产品贡献80%的利润，有些产品不赚钱，有些产品狠赚一笔。为什么要跟进：因为不跟进你前面做的所有努力可能就白费了。给客户发报价单的肯定不止一个，客户忙起来，或者报价单太多很有可能就把你的遗漏掉了。所以及时跟进很重要，并且跟进也表示了你对这次合作的重视。如何跟进：首先报价单发出去之后的两天内如果客户都没有回复的话，要先发一封询问客户是否收到你的报价，如果收了是否对报价有什么疑问，然后再针对客户的疑问或顾虑进行回复。如果客户还是不回复，我觉得打个电话还是很有必要。如果客户直接拒绝了你，并明确购买已经购买到合适的产品，那就只进行长远的跟进就好了，也就是定期进行问候，但不要太频繁。客户收到报价觉得价格太高怎么办：如果你有按照上面所说到的方法进行报价的话，那这个时候也好办，讲价是很正常的，说明有希望合作。这个时候你要先让客户明确你的价格是否真的高于市场价，高的话高在哪些方面，这些方面对于客户有何意义。如果客户还是接受不了，就可以在某些方面做一些让步，价格方面也可以各退一步。要始终明确，初次报价之后，与客户来来回回就价格问题持续谈判，是很平常的事情。卖方希望维持一定的利润，买方希望拿到更好的价格，自然会出现多轮价格拉锯。这就需要谈判双方控制自己的情绪和节奏，用一定的技巧去磨合，去寻找一个能让双方妥协让步的折中点。在这个过程中，邮件的往来务必要谨慎，不能轻易被别人试探出自己的底线。
“To be candid with you, we have no margin to reduce the pricing again.I understand the price is awful important to win the order, but the quality counts for much more. We couldn’t debase our quality level to achieve your aim.I’m sorry.Having discussed with top management, we decide to proceed with below suggestions：1. USD5.50/pc, with color box packaging, based on 10,000 pcs quantity.2. USD5.20/pc, with neutral poly bag packaging, based on 10,000 pcs quantity.3. 3% special discount will be provided when the quantity is up to 30,000 pcs.Please help to consider and advise which option is better for you. We realize that you have to test your local market and retail price. And we’re pleased to go ahead with a trial order in a small quantity to start our business. Maybe 5,000 to 8,000 pcs is workable for you to make a decision, with no price increase.多轮价格谈判后，一旦双方达成协议，就需要对价格进行最终确认。这一步完成后，才可以进展到下一步的订单操作或者产前样准备等。价格的确认是订单谈判的一个关键，必须得到客户的书面同意，拿到一个铁板钉钉的回复，这样才可以避免将来可能发生的纠纷。
“Very glad to hear that you confirmed the price USD5.20/pc. You are no doubt aware of the neutral poly bag packaging. I’m writing today to send you the PI for running this trial order with 7,500 pcs.Please help to check the file with unit price, packaging, carton measurement, delivery time, payment term, and so on. If no additional questions, please help to sign back this PI.As soon as we got your final confirmation, we will do pre-production samples for your evaluation.如果客户的期望价格已经超出你的底线，并且不愿退让的话，那也没必要非拿这单不可。但要让客户明白你有强烈的合作意向，只是客户开出的价格已超出了你的底线，这样不至于彻底关闭以后的合作可能性。客户会选价格最低的？其实，很多时候，客户会把最低价第一轮就过滤掉，尤其是一些大客户。就像打分，去掉一个最高分，去掉一个最低分。价格太低，很多客户会觉得不可靠，为什么他一家价格比别人低很多？可能是因为质量不佳，或者材料廉价....客户询价马上就报价？匆忙报价往往会得到一个不好的结果，所以，客户来要价格，不要马上报过去，而是迅速回邮件，告诉客户，谢谢他的询盘，你们很重视同他的合作，你们的工程部门正在核算成本，你们一定会给他一个最好的价格。为了达到这个目的，能否问他几个问题？了解分析客户需求和痛点，你才能报出最贴合客户内心的产品和价格。总之，要时刻提醒自己，客户找供应商，不是我们想象的找最高质量的，也不是找最低价格的，而是他认为和他最匹配的。 所以优质的报价是成功拿下订单的第一步，但是报价之后还需要各种方式持续跟进，多方面了解客户情况，同时针对不同客户采用不同的优化方案，才能最终达成订单。希望大家积极做好市场调查分析，做好客户背景分析，无论是营销、报价还是跟进，都应是有针对性，拿捏住客户的需求和痛点。
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